Trabajo en equipos virtuales (Teletrabajo)

Bueno cada vez es más común el teletrabajo o trabajo a distancia, el teletrabajo no debemos confundirlo con el trabajo a domicilio.

Podríamos definir de manera sencilla el teletrabajo a aquellos trabajos que no requieren la presencia de la persona en la oficina o sede de la empresa.

En primer lugar vamos a listar diferentes utilidades que pueden hacer rendir a los equipos de trabajo virtuales igual o mejor que aquellos equipos de trabajo que comparten un mismo espacio físico, aunque cuando se trata de colaboración online y coordinación de equipos hay muchas variables en juego dependientes de las personas que los componen y por lo tanto no podremos delegar toda la responsabilidad a la tecnolgía.

Utilidades para teletrabajo

Herramientas de comunicación

Recomendado: Skype Gratuito
Alternativas: Gizmo, Jajah, Google Talk, VoIpBuster…

Lo primero que deberemos suplir en un equipo virtual será la comunicación, esto no es una tarea fácil pero con herramientas cómo Skype ó VoIpBuster podremos experimentar sensaciones parecidas, en especial Skype que nos permitirá conversaciones de audio, mensajería instantánea, videoconferencias, transeferencia de ficheros y llamadas convencionales.

También tenemos un amplio abanico de utilidades que realizan una ó más tareas de las citadas de manera independiente.

Presentaciones

Recomendado: GotoMeeting Servicio de pago
Alternativa: Powwow Gratuito
Bueno ya supuestamente hemos solucionado el problema de la comunicación con Skype o una herramienta similar, pero nos encontramos con un problema muy común: queremos compartir algo de nuestra pantalla; un diseño, un pantallazo o una serie de páginas.

Tal vez estes pensando en neetmeeting o alguna otra solución más anticuada, pero la verdad hoy en día hay soluciones más sencillas que no requieran de configuraciones de puertos o de la ayuda de un departamento técnico.

GotoMeeting, es sin duda la solución más completa. Pero tiene el inconveniente de que es un servicio de pago mensual.

Pero también existe un servicio de características parecidas y gratuito Powwow, podremos hacer una presentación remota sin problemas y sin necesidad de tediosas configuraciones.

Calendarios

Recomendado: Google Calendar Gratuito
Alternativas: Yahoo Calendar, 30boxes, Kiko

Todas las utilidades citadas podrán cumplir con creces nuestras expectativas, aunque personalmente me decanto por Google Calendar que tiene una interfaz sencilla e intuitiva y unas prestaciones sobresalientes, por no hablar de su perfecta integración con Gmail lo que lo convierte con diferencia en la más potente de las citadas.

Todas estas utilidades permiten al equipo virtual estar al tanto de las diferentes etapas y tiempos de los proyectos a desarrollar, la curva de aprendizaje de este tipo de utilidades es mínima.

Paquetes de utilidades

Recomendado: BaseCamp Servicio de pago
Alternativa: aCtiveCollab Gratuito

Estas son las alternativas más destacadas en este apartado si lo que queremos es un “todo en uno”, BaseCamp es pionera en herramientas para gestionar proyectos, hacer listas, etc.

Estos son sus productos:
Basecamp cambia la manera de manejar proyectos. En vez de Gantts, gráficos vistosos, y pesadas planillas de estadísticas, Basecamp ofrece una pizarra de mensajes, listas de tareas, una agenda simple, escritura colaborativa, y la posibilidad de compartir archivos.

Campfire ofrece un simple salón grupal de chat a la necesidad de hacer negocios. Las empresas actualizadas comprenden cuan valioso puede ser una sala de chat persistente en tiempo real. El chat convencional es bueno para chats de 1-a-1, pero es miserable para 3 o más personas a la vez. Campfire resuelve ese problema y con mucha facilidad.

Backpack es la alternativa a esos confunsos, complejos, organizadores personales del tipo “organiza tu vida en 25 simples pasos”. Backpack simplemente toma páginas, notas, listas de tareas, y recordatorios desde teléfonos móviles/emails. Es una nueva idea en una categoría de producto que sufre una status-quo-itis.

Writeboard te permite escribir, compartir, revisar y comparar texto solo o con otros. Es la refrescante alternativa a los gordos procesadores de textos que son inútiles para el 95% de lo que escribes.

Ta-da List mantiene todas tus listas de tareas juntas, organizadas y online. Las mantiene para tí o puedes compartirlas con otros para una fácil colaboración. No hay otra forma mas fácil de lograr los objetivos. Más de 100,000 listas con cerca de 1,000,000 de ítems se han creado hasta ahora.

Si lo que queremos es una aplicación, libre y gratuita tenemos aCtiveCollab, que puedes descargar e instalar en un servidor propio que disponga de PHP y de un servidor de bases de datos MySQL, a diferencia de Basecamp que funciona desde sus propios servidores y requiere un pago mensual que alcanza desde los $12 hasta los $149 al mes, según el paquete elegido.

Ventajas e Inconvenientes

Las ventajas tanto para la empresa cómo para el trabajador son notables:
# Mayor productividad debido a la implantación del trabajo por objetivos
# Menor costo por puesto
# Menor infraestructura necesaria
# Más acceso a profesionales de alto nivel
# Eliminación de control horario
# Posibilidad de modificar horarios de trabajo
# Eliminación del absentismo laboral
# Mejoras en la motivación del teletrabajador por poder tener más flexibilidad ya que organiza su tiempo y las tareas como quiere

…aunque también tiene importantes desventajas:
# El sueldo del trabajador puede llegar a exceder el coste total del trabajador a tiempo completo en la oficina
# Cambio en la organización de los proyectos frente al método convencional
# Dificultad de controlar al trabajador y reducción del trabajo en equipo
# El teletrabajador tiene una desvinculación total o parcial hacia la empresa y a sus compañeros, por lo que es conveniente mantener periódicamente reuniones

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